نحوه نظارت بر کارکنان – ضمن احترام به حریم خصوصی آنها
حتی قبل از آنکه کووید 19 تعداد زیادی از افراد را برای کار به خانه بفرستد، کارفرمایان برای نظارت بر بهره‌وری کارمندان تلاش می‌کردند. به گزارش گارتنر در سال 2018، از 239 شرکت بزرگ، 50٪ آنها محتوای ایمیل‌های کارمندان و حساب‌های رسانه‌های اجتماعی‌شان، افرادی که ملاقات می‌کردند و چگونگی استفاده از فضای کاری توسط آنها را رصد می‌کردند. یک سال بعد گزارشی دیگر از Accenture نشان داد 62% از سازمان‌ها از ابزارهای جدید برای جمع‌آوری اطلاعات در خصوص کارمندان استفاده می‌کنند.
این آمار مربوط به قبل از همه‌گیری کرونا ویروس است که کار کردن در خانه را برای هزاران شرکت تبدیل به یک ضرورت کرده است. با این تغییر که به‌سرعت رخ‌داده است، کارفرمایان تمایل دارند بدانند که واقعاً چه میزان کار انجام می‌شود. ترس از ضررهای ناشی از کاهش بهره‌وری و کاهش انبوه درآمد، بسیاری از رهبران را تشویق کرده است تا اقدامات نظارتی بر کارمندان خود را افزایش دهند.
برای نظارت بر کارکنان – یا آن‌طور که طرفداران حفظ حریم خصوصی می‌گویند، «نظارت سازمانی»- کمبود ابزار دیجیتالی وجود ندارد. سرویس‌های متعدد امکان نظارت پنهانی، پخش مستقیم فیلم، ردیابی صفحه‌کلید، تشخیص نوری هویت، کی لاگر ها یا ردیابی موقعیت مکانی را فراهم می‌کنند. برای مثال شرکت Hubstaff، عکس گرفتن از مانیتور به شکل تصادفی را انجام می‌دهد که می‌تواند برای هر شخص تنظیم شود و اگر مدیران بخواهند «یک‌بار، دو یا سه بار در هر 10 دقیقه» گزارش می‌دهد. شرکت دیگری، کلیه فعالیت‌های صفحه‌کلید و «تمام اطلاعات موجود در لاگ های کاربر را که می‌توان برای تحلیل رفتار کاربر استفاده کرد.» را ثبت می‌کند.
باوجود در دسترس بودن گزینه‌های ساده، نظارت برای شرکت‌ها، با ریسک واقعی همراه است. نظارت باعث می‌شود اعتماد بین کارفرمایان و کارمندان از بین برود. Accenture نشان داد كه 52٪ از كاركنان معتقدند سوءاستفاده از داده‌ها به اعتماد آسيب می‌رساند – و تنها 30٪ از مديران كه مورد نظرسنجي قرار گرفتند، اعلام كردند كه داده‌ها هميشه با مسئوليت استفاده می‌شوند. کارمندانی که اکنون تحت سطح جدیدی از نظارت قرار دارند، با نظارت مداوم «بسیار تحت‌فشار قرار دارند» و همچنین از صحبت کردن می‌ترسند، مواردی که نه‌تنها نارضایتی بلکه فرسودگی شغلی را نیز به همراه دارد که هر دو باعث کاهش بهره‌وری می‌شوند. از همه بدتر، نظارت می‌تواند واکنش عجیبی را در پی داشته باشد: در اکتبر سال 2019 کارمندان گوگل وجود ابزارهای جاسوسی که گفته می‌شود برای سرکوب مخالفت‌های داخلی ایجادشده بودند را رسانه‌ای کردند.
هرچند نظارت ممکن است در حمایت از بهره‌وری باشد، در تضاد آشکار با روندهای اخیر در دنیای شرکت‌ها قرار دارد. بسیاری از سازمان‌ها متعهد شده‌اند تا با تمرکز ویژه‌بر تنوع، تجربه بهتر کارکنان را تقویت کنند. بررسی جهانی شرکت Deloitte در سال 2019 نشان داد که 55٪ از هزاره‌ها قصد دارند کارفرمایانی را که سود را در اولویت نسبت به افراد قرار می‌دهند ترک کنند. ابقاء – که با توجه به هزینه بالای استخدام‌های جدید برای همه شرکت‌ها باید در اولویت باشد – برای شرکت‌هایی که آن ارزش‌ها را منعکس نمی‌کنند دشوار و پرهزینه می‌شود. با توجه به خطر بیگانگی کارکنان و همچنین احتمال خطا و سوءاستفاده از این ابزارها، کاملاً امکان‌پذیر است که، برای بسیاری از شرکت‌ها، این کار ارزش آن را نداشته باشد.
بااین‌وجود، برای برخی از شرکت‌ها هنوز هم این معامله ارزشمند است. ترس ناشی از اقتصاد در حال فروپاشی به‌طور معقول، کارفرمایان را به نظارت بر کارکنان خود سوق می‌دهد تا از تولید و کارآمدی اطمینان حاصل شود. درواقع، آنها حتی ممکن است اهداف اخلاقی تحسین‌برانگیزی داشته باشند، مانند سلامتی کارکنان خود و سلامت کشور به‌طورکلی. علاوه بر این، اگر این ابزارها باهدف کشف کارکنان نیازمند به کمک به کار روند – بیشتر در مورد زیر – ممکن است دلیل بهتری برای نظارت باشد؛ اما اگر کسب‌وکار شما به این نتیجه رسید که باید کارمندان را کنترل کند (به هر دلیلی)، مهم است این کار به‌گونه‌ای انجام شود که حداکثر احترام به کارمندان گذاشته شود.
در اینجا شش توصیه در مورد نحوه حرکت روی این طناب باریک ذکرشده است.
- معیارهای خود را با مشارکت همه ذینفعان مربوطه با دقت انتخاب کنید.
استفاده از اعداد سیار آسان است، همان‌طور که تصمیم‌گیری سریع بر اساس نمرات عددی توسط یک نرم‌افزار انجام می‌شود. این امر منجر به نظارت غیرضروری و تصمیمات نادرست می‌شود. واکنش به اطلاعاتی که در عمل برای بهره‌وری، کارایی و درآمد مهم هستند، بسیار ساده است. اگر اصرار دارید کارمندان را نظارت کنید، اطمینان حاصل کنید که آنچه را ردیابی می‌کنید مرتبط و ضروری است. به‌عنوان‌مثال، نظارت بر میزان ایمیل‌های نوشته‌شده یا خوانده‌شده، یک شاخص قابل‌اعتماد از بهره‌وری نیست. اگر معیارهای مناسب را می‌خواهید، پس کلیه ذینفعان ذی‌ربط در این فرآیند را مشخص کنید تا معیارهای مذکور را تعیین کنید، از مدیران استخدامی گرفته تا سرپرستان و افرادی که درواقع تحت نظارت قرار می‌گیرند. با توجه به مشاغل کارمندان، دستیابی به کارمندان باتجربه و جدید بسیار مهم است و اینکه بتوانند در شرایطی که ترس از انتقام‌جویی وجود ندارد، ورودی خود را تحویل دهند. به‌عنوان‌مثال، آنها می‌توانند با یک سوپروایزر گفتگو کنند – اما ترجیحاً کسی که سوپروایزر مستقیم آنها نیست که صلاحیت اخراج یا ارتقاء آنها را داشته باشد.
- در مورد آنچه نظارت می‌کنید و دلیل آن با کارمندان شفاف باشید.
بخشی از به احترام به افراد این است که وقت خود را برای برقراری ارتباط صریح و صادقانه به آنها اختصاص دهید. به کارمندان بگویید چه چیزی را مانیتور می‌کنید و چرا؟ به آنها فرصت ارائه بازخورد بدهید. نتایج مانیتورینگ را با آنها به اشتراک بگذارید، سیستمی را فراهم کنید که با استفاده از آنها بتوانند داده‌هایی که منجر به تصمیماتی در خصوص شغل آنها شده است را مشاهده کنند. شفافیت نرخ پذیرش کارمندان را افزایش می‌دهد. گارتنر دریافت که تنها 30٪ از کارمندان با کارفرمای خود که ایمیلشان را رصد می‌کنند راحت هستند؛ اما در همان مطالعه، هنگامی‌که یک کارفرما اظهار داشت که چرا باید نظارت داشته باشند، بیش از 50% از کارگران گزارش دادند که با انجام این کار مشکلی ندارند.
- نه‌تنها برای تنبیه که برای پاداش هم می‌توان از آن استفاده کرد.
نرم‌افزارهای نظارتی یا اقدام‌های نظارتی به‌طور ضمنی با تسلیم شدن گره‌خورده است. به‌عنوان‌مثال، دولت‌های سرکوبگر، نظارت را با تهدیدهای جریمه و حبس پیوند می‌دهند؛ اما لازم نیست شما به‌عنوان روشی برای ستم، نظارت را دنبال کنید. بهتر است در مورد آن به‌عنوان ابزاری فکر کنید که چگونه با استفاده از آن می‌توانید به کارمندان کمک کنید بهره‌وری بیشتری داشته باشند یا در مواقع کار زیاد به آنها پاداش دهید. این بدان معناست که فکر کنید که چه نوع اقدامی می‌تواند برای ایجاد انگیزه استفاده شود، نه‌فقط برای تنبیه کردن در شرایط ناکارآمدی.
4- بپذیرید که کارمندان بسیار خوب همیشه قادر نخواهند بود کارهای بسیار خوبی را انجام دهند – بخصوص در شرایط فعلی.
شرایط کنونی زمان منحصربه‌فردی است و تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کسی کارمند خوب و یا تلاشگری است بر اساس عملکردشان تحت این شرایط، اشتباه است. به‌عنوان‌مثال، برخی از کارمندان بسیار سخت‌کوش و بااستعداد ممکن است به دلیل تعطیلی مدارس و کمبود گزینه‌های مراقبت از کودک، بسیار آسیب‌پذیر شده باشند. این‌ها افرادی هستند که باید از آنها محافظت کنید زیرا در درازمدت ارزش زیادی را به شرکت ارائه می‌دهند. وقتی نتایج آن‌طور که انتظار دارید نیست؛ اطمینان حاصل کنید که سرپرستان وقت خود را برای صحبت با زیردستان اختصاص می‌دهند؛ و باز تأکید می‌کنم، این مکالمه باید منعکس‌کننده درک وضعیت کارمندان باشد و روی راه‌حل‌های خلاقانه تمرکز کند، نه تهدیدات!
5- سیستم‌های خود را نظارت کنید تا اطمینان حاصل شود که اقلیت‌ها و سایر گروه‌های آسیب‌پذیر تحت تأثیر نامتناسب قرار نمی‌گیرند.
تعهد برای از بین بردن هرگونه تبعیض نسبت به جمعیت به حاشیه رانده‌شده، نکته‌ای مهم و اساسی برای داشتن تنوع در شرکت است. دقیقاً به دلیل به حاشیه رانده شدن، این افراد ممکن است سمت‌های غیرکلیدی‌تری را در سازمان به عهده بگیرند – و این نقش‌ها نیز معمولاً با دقت بیشتری نظارت و بررسی می‌شوند. این بدان معناست که مشاهده نامتناسب گروه‌هایی که شرکت تلاش‌های گسترده‌ای برای محافظت آنها کرده است، ریسک خطرات اخلاقی، اعتباری و قانونی قابل‌توجهی را برای شرکت به دنبال دارد.
اگر از نظارت کارمندان استفاده می‌شود، مهم است که افراد تازه‌کار به میزان بسیار بیشتری از مدیران خود مورد نظارت قرار نگیرند، یا حداقل به حدی نرسند که فشارهای ویژه‌ای را روی خود حس کنند. به‌عنوان‌مثال، اگر کارمندان تازه‌کار سطحی از نظارت – مثلاً تجزیه‌وتحلیل احساسات یا پیگیری صفحه‌کلید را دریافت کنند- بسیار مشکل‌ساز خواهد بود که کارمندان باسابقه‌تر اصلاً مورد این بازبینی‌ها قرار نگیرند. سیاستی که می‌گوید: «همه کارکنان را به یک‌شکل رصد می‌کنیم» پرچم‌های قرمز اخلاقی کمتری را برمی‌افراشد نسبت به سیاستی که می‌گوید، «همه کارکنان را به یک‌شکل رصد می‌کنیم، به‌جز نیروهای تازه‌کار که تحت نظارت بیشتری قرار دارند.» به‌عبارت‌دیگر، اجرای یکسان قانون، اتهامات برخورد تبعیض‌آمیز را به‌طور مشروعی محو می‌کند.
- نظارت را در هر زمان و مکان که می‌توانید کاهش دهید.
انگیزه مانیتورینگ قابل‌درک است، خصوصاً در این زمان؛ اما وقتی افراد به دفاتر خود بازمی‌گردند – و حتی برخی همچنان از خانه به کار خود ادامه می‌دهند – به دنبال جاهایی باشید که تلاش‌های مانیتورینگ را در آنجا کاهش دهید. این کار اعتماد را به کارمندان برمی‌گرداند. همچنین گرایش به کنترل در آینده- زمانی که شرایط مشابهی پیش آید- را توضیح می‌دهد.
در آخر، کارمندان باارزش‌ترین دارایی‌های شرکت هستند. آنها دانش سازمانی دارند و مهارت‌هایی که دیگران ندارند. شما زمان و پول را روی آنها سرمایه‌گذاری کرده‌اید و اکنون جایگزین کردنشان بسیار گران هستند. احترام به آنها نه‌تنها به دلیل اینکه سزاوار آن هستند بلکه از این نظر که تلاشی برای ابقا نیروی انسانی است مهم است… اگر شرکت تصمیم گرفته است که در این شرایط با نرم‌افزارهای نظارتی پیش برود، باید به خود یادآوری کنید که پلیس نیستید. شما نباید کارمندان را با یک باتوم برافراشته، بلکه با دستی که بامحبت دراز شده است باید نظارت کنید.